HSB skriver historia med molnflytt

Hur allt började

Programmet HSB kallat Renodla IT föddes redan 2018 ur insikten att HSBs digitala arv stod i vägen för en modern, säker och resurseffektiv IT-verksamhet.

“HSBs IT var som en mörk källare med flera stängda rum, det var ingen som hade koll på helheten. Vår IT-infrastruktur och drift motsvarade 40 procent av HSBs gemensamma  IT-kostnader. Vi satt på ett teknologiarv som bestod av alla 26 föreningars mångåriga byggnation av egna IT-miljöer som slagits ihop, integrerats med externa system och var odokumenterade. Jag bad om en dokumentation av vår dåvarande leverantör, men de kunde inte leverera det, utan ville fortsätta att lappa och laga vår IT – med ögonbindel. Det blev ohållbart i längden”, förklarar Mikael.

Planering

Asurgent var sedan tidigare kontrakterade att bland annat bistå med beställar- och utredningskompetens i ett arbete att konsolidera HSBs servermiljö på marken. Resultatet var antalet servrar kunde minska från cirka 900 servrar till 500 servrar. Ett arbete som lade grunden för den kommande molnflytten.

I samma veva lyssnade Mikael till Asurgents vd, Stephan Anderssons, föreläsning, när han talade om IT:s industrialisering, automatisering och hur man köper och nyttjar infrastruktur i molnet. Det var precis vad Mikael sökte efter och han insåg att Asurgent skulle vara den perfekta partnern för att hjälpa HSB vidare med programmet Renodla IT.

Pernilla Bonde, vd på HSB Riksförbund, och Jesper Josbrant, vd på HSB Affärsstöd, insåg vinningen med projektet att flytta hela IT-infrastrukturen till molnet och såg till att det frigjordes kapital via landets HSB-föreningar. Förtroendet Mikael fick från dem i kombination med stabila partners var det som gjorde flytten från mark till moln möjlig.

“Jag tror ingen riktigt förstår hur stort detta projekt faktiskt är och det mod Pernilla Bonde, Jesper Josbrant och våra HSB-föreningar visade är jag otroligt tacksam för. Framförallt eftersom nästan alla andra jag talade med var emot det. Kunder som bekanta. Och att Asurgent, som trots vår okända IT-miljö, tog sig an uppgiften, visar även det på stort mod.”, säger Mikael.

Uppstart och målsättning

Det övergripande projektmålet var tydligt – HSB skulle flytta mer än 98% av befintlig IT-infrastruktur från driftleverantörens hallar till Azure.

2019 startade HSB inom ramen för programmet Renodla IT ett antal projekt:

• IT-Arbetsplats 2.0 – en homogen IT-arbetsplats för alla HSBs medarbetare
• Big Switch – flytta till en modern IT-infrastruktur i molnet
• HSB Fjärrskrivbord – tre plattformar konsoliderades till en helt ny
• Licensiering – förenkla administration och minska kostnader
• Omförhandlingar av alla viktiga leverantörsavtal – ställa om villkor och kostnader efter nya behov

Genomförandet

I maj 2019 startades projekten “molnflytt 1 och 2” som skulle löpa fram till slutet av 2020. Målet var att förbereda IT-miljön, uppdatera system med osupporterade operativsystem och flytta till molnet i flera steg. Under hösten 2019 såg projektet att kostnaderna för att rätta och förbereda miljön på marken skulle bli högre än om projektet istället skulle tidigarelägga molnflytten och genomföra en så kallad “Lift and Shift flytt” för hela miljön direkt. Ett beslutsunderlag presenterades för styrelsen som i december 2019 godkände en snabbare molnflytt. Projektet Big Switch var fött.

“Vi höll sista juni 2020 som deadline och projektet som från början skulle tagit 18 månader roddes i hamn på drygt sex månader – och det trots coronapandemin som innebar ett helt nytt arbetssätt mitt i projektet”, berättar Mikael.

Hinder som bestegs på vägen
Alla komplexa projekt bjuder på överraskningar men i just detta var de utöver det vanliga. Den rådande coronapandemin tvingade alla inblandade att justera sina arbetsmetoder och kommunikationsvägar. Istället för att projektmedlemmarna kunde arbeta axel mot axel så var alla tvungna att arbeta på distans. Pandemin ledde också till kapacitetsutmaningar hos Microsoft mitt under projektets kritiska testfas, då projektet plötsligt låg i konkurrens med en extremt snabb tillväxt med 24 miljoner nya Teamsanvändare i Azure på bara två veckor.

“Under flytthelgen hanterades en rad avvikelser, som exempelvis handhavandefel vid nedstängning av system från vår överlämnade leverantör, som innebar problem med en del databaser. Bortsett från pandemins utmaningar brottades vi med buggar från nyckelleverantörer. Den helgen arbetade upp till hundra personer (projektresurser, testresurser, leverantörer med flera) med att klara av molnflytten – och det gjorde vi”, berättar Mikael.

Resultatet

Staffan Bjurström, COO på Asurgent, har arbetat tätt tillsammans med Mikael i projektet och han är väldigt nöjd med resultatet av flytten. Nu ser han fram emot ett fortsatt samarbete.

Även om det ännu är för tidigt för att kunna mäta den verkliga effekten så ser HSB mängder av fördelar med projektet redan nu. HSB kan nu:

• Dra nytta av en ständigt uppdaterad IT-infrastruktur.
• Ta del av molnets nya tjänster och prismodeller.
• Effektivisera IT-kostnader och investeringar genom optimering och konsolidering av databaser och servrar.
• Se en ökad transparens gällande kostnader och förenklad budgetering.
• Förstärka säkerheten och skyddet av information genom att nyttja de mest moderna och integrerade verktygen.
• Effektivare stödja ett modernt och mobilt arbetssätt samt öka utvecklingstakten och säkra övergången till en modern IT-arkitektur.